Page 42 - İBG 2021 Faaliyet Raporu

Bilgi İletişim İmkanları
Yöneticilerin karar vermesini kolaylaştırmak için, dağınık bilgilerin bir bütün halinde sunulmasını sağlamak amacıyla kurumun ihtiyaç analizini yapmak, ihtiyaçlara cevap verecek uygulamaları geliştirmek, geliştirilen uygulamalar ile toplanan verileri özetleyerek yönetim raporları üreten bilgisayar tabanlı bilgi sistemi kurmak üzere 2018 yılında Yönetim Bilişim Sistemleri Birimi kurulmuştur.
Birimde yürütülen faaliyetler doğrultusunda personele ilişkin kişisel, özlük, eğitim vb. bilgileri, akademik çalışmalara ilişkin yayın, ödül, proje bilgileri, proje takibi için fon sağlayıcı, bütçe (total ve yıllık dağılım), bursiyer, araştırmacı bilgileri, cihaz kullanım bilgileri, web sitesi içerik yönetimi, kartlı geçiş, etik kurul başvuru yönetimi vb. ihtiyaçları karşılamak üzere merkezin yazılım ekibi tarafından birçok web tabanlı kurum-içi uygulamalar geliştirilmiştir.
Yazılım geliştirme süreci bir bütünü oluşturan modüller şeklinde tasarlanmıştır (Şekil 19). Her modül kendi içerisinde bir ihtiyacı karşılamakta; ancak modüller birbiri ile haberleşerek İBG’nin kurumsal hedeflerinin izlenebildiği bütünsel bir yaklaşıma sahiptir. Bu tasarım, yeni talep edilen bilgi sistemi ihtiyaçlarının mevcut sisteme entegre
edilerek kurgulanmasını sağlamaktadır. Modüller birbirleri ile haberleşerek ihtiyacı olan veriyi diğer bir modülden kullanabilmekte, böylece veri tekrarı engellenmekte ve dönemsel, anlık ve olgusal raporların üretimi sağlanmaktadır. Bu yapı aynı zamanda yazılım geliştirme sürecinin sürdürülebilirliğine de katkı sağlamaktadır.
Tüm bu veriler ışığında;
Düzenli raporlar; dönemsel olarak genellikle yıl sonunda İBG’nin izleme ve değerlendirmesini kapsamında Araştırma Altyapıları Komisyonu Sekretaryası tarafından talep edilen İBG veri formunda istenen tüm bilgiler (makine-teçhizat bilgileri hariç (Ayniyat uygulaması geliştirilmiş olup, henüz aktif olarak kullanıma başlanmamıştır)) yukarıda bahsedilen uygulamalar ışığında toplanan verilerden oluşturulan sorgular ile hazırlanmaktadır.
Olgusal raporlar; bitiş zamanı vb. belirli kriterlere göre oluşturulması talep edilen raporlardır. Örneğin; sözleşme bitiş tarihine 60 günden az zaman kalan personel listesi, bursiyer çalışma süresi bitimine 15 günden az zaman kalan kişi listesi, proje bitiş süresine 15 günden az zaman kalan proje listeleri vb. raporlar oluşturulup ilgili birimlere otomatik bildirimler gönderilmektedir.
34 Genel Bilgiler